Partindo do princípio que todas, ou melhor, quase todas as atividades operacionais de uma organização devem ser registradas nos livros contábeis, fica fácil entender porque que o sistema de controles internos tem um papel primordial para a qualidade destes registros, principalmente agora que os sistemas estão cada vez mais integrados, tirando da contabilidade à atividade de inclusão das informações no sistema operacional, que é realizado pelo setor executor.
Na auditoria externa, avaliamos os controles internos, para definir o escopo do trabalho na visita final, pois por principio, se os controles internos são bons, os números contábeis tendem a ser mais confiáveis, então, podemos reduzir os testes de validação das transações e saldos. Por outro lado, se os controles internos são fracos, os números contábeis tendem a ser menos confiáveis, obrigando-nos a aumentar os testes de validação das transações e dos saldos.
É muito importante que o contador tenha uma visão crítica dos sistemas de controles internos, ele não pode delegar este trabalho, é responsabilidade dele trabalhar junto com os diversos gestores para o fortalecimento do sistema de controles internos.
Precisamos relembrar alguns conceitos importantes quando tratamos os controles internos:
- Controle interno não é uma atividade individual, é um sistema, e deve ser visto com visão de portfólio,
- A responsabilidade principal pelo sistema de controles internos é da alta administração, contudo cada gestor e colaborador desempenham um papel importante para um sistema eficiente e eficaz de controles internos,
- Controles internos estão sempre relacionados a riscos, é uma resposta para mitigação do risco,
- Ele não é absoluto, apenas oferece uma razoável garantia de que os objetivos do processo serão alcançados,
- O sistema de controles internos não transforma uma gestão pobre em uma gestão de alto desempenho.
O COSO – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, publicou em 2013 a nova estrutura integrada para controles internos, a qual traz conceitos importantes para as empresas utilizarem como paradigmas, mesmo aquelas que não estão sob as normas da lei Sarbanes-Oxley.
Vamos comentar sobre os objetivos relacionados com os controles internos, e que são definidos pelo COSO. Basicamente os objetivos são:
- Operacional – Os controles internos devem proporcionar eficiência e eficácia aos diversos processos operacionais,
- Exatidão das Informações (relatórios) – O novo COSO 2013 expande o escopo deste objetivo para além dos números financeiros, dizendo que todas as informações e relatórios financeiros ou não devem atender os requisitos de qualidade de registro e exatidão,
- Conformidade – cada vez mais este quesito é importante na ambiente corporativo e o sistema de controles internos deve atuar para que a organização esteja sempre em conformidade com leis, normas e regulamentos.
O AICPA ainda agrega outro item nesta lista de objetivos, o qual consideramos muito importante para a qualidade dos números contábeis. Este objetivo é a importância dos controles internos com a salvaguarda dos ativos.
Como vocês podem notar, é de extrema importância para a contabilidade que a empresa conte com um sistema de controles internos eficiente, eficaz e econômico, e o contador deve ter pleno conhecimento dos conceitos e ferramentas utilizadas na gestão dos controles internos.
Seja feliz!
Outubro 2014, São Paulo, Brasil.