CIRCULAR BACEN Nº 3.078, DE 10.01.2002
Dispõe sobre a implantação de sistema de controles internos por parte das administradoras de consórcio.
A Diretoria Colegiada do Banco Central do Brasil, em sessão realizada em 10 de janeiro de 2002, com base no art. 33 da Lei 8.177, de 1º de março de 1991,
DECIDIU:
Art. 1º Determinar às administradoras de consórcio a implantação de controles internos voltados para as atividades por elas desenvolvidas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais e o cumprimento das normas legais e regulamentares a elas aplicáveis.
§ 1º Os controles internos devem ser efetivos e consistentes com a natureza e complexidade das operações realizadas e risco incorrido pelas administradoras.
§ 2º São de responsabilidade dos membros da diretoria ou dos sócios-gerentes da administradora:
I - a implantação de uma estrutura de controles internos efetiva mediante a definição de atividades de controle para todos os níveis operacionais da administradora;
II - o estabelecimento dos objetivos e procedimentos pertinentes aos mesmos;
III- a verificação sistemática da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos em função do disposto no inciso II.
Art. 2º Os controles internos, cujas disposições devem ser acessíveis a todos os funcionários da administradora de forma a assegurar sejam conhecidas a respectiva função no processo e as responsabilidades atribuída sãos diversos níveis da organização, devem prever:
I - a definição de responsabilidades dentro da administradora;
II - a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da administradora de modo a que seja evitado o conflito de interesses, bem como meios de minimizar e monitora readequadamente áreas identificadas como de potencial conflito da espécie;
III- meios de identificar e avaliar fatores internos e externos que possam afetar adversamente a realização dos objetivos da administradora;
IV - a existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, acesso tempestivo a informações confiáveis e compreensíveis consideradas relevantes para suas tarefas e responsabilidades;
V- a contínua avaliação dos diversos riscos associados às atividades da administradora;
VI - o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se possa avaliar se os objetivos da administradora estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como a assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos;
VII - a existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informações, em especial para os mantidos sem meio eletrônico.
§ 1º Os controles internos devem ser periodicamente revisados e atualizados, de forma a que sejam a eles incorporadas medidas relacionadas a novas modalidades de riscos anteriormente não previstas.
§ 2º (Nota: Revogado, a partir de 30.06.2018, pela Circular nº 3.856, de 10.11.2017)
§ 3º (Nota: Revogado, a partir de 30.06.2018, pela Circular nº 3.856, de 10.11.2017)
Art. 3º O acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de controles internos deve ser objeto de relatório anual, contendo: (Nota: Redação dada pela Circular nº 3.856, de 10.11.2017)
I - as conclusões dos exames efetuados;
II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, como estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando for o caso;
III - a manifestação dos responsáveis pelas correspondentes áreas a respeito das deficiências encontradas sem verificações anteriores e das medidas efetivamente adotadas para saná-las.
Parágrafo único. As conclusões, recomendações e manifestação referidas nos incisos I, II e III deste artigo:
I- devem ser submetidas aos membros da diretoria ou aos sócios-gerentes da administradora, bem como à auditoria externa dessa;
II- devem permanecer à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de cinco anos.
Art. 4º Incumbe aos membros da diretoria ou aos sócios-gerentes da administradora, além das responsabilidades e numeradas no art.1º, § 2º, a promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de uma cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos controles internos e o papel de cada um no processo.
Art. 5º O sistema de controles internos deverá estar implantado até 30 de junho de 2003, coma observância do seguinte cronograma:
I - definição das estruturas internas que tornarão efetivos a implantação e o acompanhamento correspondentes - até 30 de junho de 2002;
II - definição e disponibilizarão dos procedimentos pertinentes - até 31 de dezembro de 2002.
Parágrafo único. A auditoria externa da administradora deve fazer menção específica, em seus pareceres, à observância do cronograma estabelecido neste artigo.
Art. 6º O Banco Central do Brasil poderá:
I - determinar a adoção de controles adicionais nos casos em que constatada inadequação dos controles implementados pela administradora;
II- imputar limites operacionais mais restritivos à administradora que deixe de observar determinação nos termos do inciso anterior no prazo para tanto estabelecido.
Art. 7º Esta circular entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 10 de janeiro de 2002
Sérgio Darcy da Silva Alves
Diretor
(DOU de 14.01.2002 - pág. 23/24 - Seção 1)
