CIRCULAR SUSEP Nº 280, DE 30.12.2004
Estabelece procedimentos mínimos a serem observados no relatório circunstanciado sobre a adequação dos controles internos e no relatório circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares, produzidos quando da auditoria das sociedades seguradoras, sociedades de capitalização e entidades abertas de previdência complementar.
O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DE SEGUROS PRIVADOS - SUSEP, na forma prevista no Art.36, alíneas “b”, “c” e “h”, do Decreto-Lei nº 73, de 21 de novembro de 1966, no uso da competência que lhe foi delegada nos termos do Art. 74 da Lei Complementar nº 109, de 29 de maio de 2001, do Art. 3º, §2º do Decreto-Lei nº 261, de 28 de fevereiro de 1967, Resolução CNSP nº 118, de 22 de dezembro de 2004, e considerando o que consta do Processo SUSEP nº 15414.003280/2004-55,
Resolve:
Art. 1º - Estabelecer procedimentos mínimos a serem observados no relatório circunstanciado sobre a adequação dos controles internos e no relatório circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares, produzidos quando da auditoria das sociedades seguradoras, de capitalização e entidades abertas de previdência complementar.
Art. 2º - O relatório circunstanciado sobre a adequação dos controles internos deverá avaliar a eficácia e a eficiência dos mesmos em relação aos riscos suportados, destacando as deficiências encontradas, levando em consideração os principais processos existentes na sociedade e abordando o ambiente de controle, a avaliação de riscos, as atividades e procedimentos de controles, os processos de informação e comunicação, e a monitoração.
Art. 3º - Para os efeitos desta norma, entende-se:
I - como ambiente de controle, a cultura de controles da sociedade na qual as atividades de negócio são executadas, especialmente a postura da sociedade supervisionada e a consciência de controles das pessoas que a compõe;
II - como avaliação de riscos, a identificação e a análise dos riscos associados aos objetivos do negócio, tanto no âmbito da sociedade supervisionada, quanto no dos processos;
III - como atividades de controle, as políticas e os procedimentos que asseguram que as ações necessárias para gerenciar riscos sejam executadas adequadamente;
IV - como processos de informação e comunicação, aqueles que garantem a identificação, a captura e a comunicação das informações necessárias ao gerenciamento da sociedade supervisionada; e
V - como monitoração, o processo que avalia a qualidade da performance do sistema ao longo do tempo, através de um acompanhamento continuo das atividades, avaliações separadas, ou uma combinação dos dois.
Art. 4º - A avaliação do ambiente de controle deverá incluir fatores como integridade e valores éticos, competência e experiência dos administradores, planejamento estratégico, aspectos de governança e estrutura organizacional, estilo e filosofia de administração, atribuição de responsabilidades, práticas e políticas de recursos humanos.
Art. 5º - A análise da avaliação de riscos deve incluir a capacidade da sociedade supervisionada na análise de fatores internos e externos, e de levar em consideração a probabilidade de ocorrência e o impacto nas operações.
Art. 6º - Os processos de informação e comunicação devem permitir que todos os funcionários entendam suas responsabilidades na estrutura de controles internos, bem como a forma pela qual suas atividades estão relacionadas às atividades dos outros.
Parágrafo único - A avaliação dos processos mencionados no caput deste artigo deve levar em consideração a capacidade de manter uma comunicação efetiva, em um sentido amplo, fluindo através de toda a organização, tanto verticalmente como horizontalmente.
Art. 7º - A avaliação da monitoração deve levar em consideração a independência da auditoria interna, a freqüência das inspeções e se a sociedade supervisionada implementa suas recomendações.
Parágrafo único - O monitoramento contínuo deve ser avaliado quanto à sua independência, sua eficácia e sua eficiência.
Art. 8º - No que se refere às atividades definidas no inciso III do Art. 3º desta Circular, deverão constar do relatório observações sobre a existência, a eficácia e a eficiência, pelo menos, das seguintes atividades de controles:
§1º - Para operações de seguros:
I - Processos de subscrição de riscos e emissão de apólices:
a) confirmação da existência do segurado, pessoa física ou jurídica, através dos cadastros de CPF e CNPJ;
b) conferência dos dados da proposta com os da apólice;
c) análise técnico-financeira, com base na proposta, dados estatísticos e cadastros de terceiros;
d) atendimento ao limite de retenção por risco isolado da Sociedade;
e) inclusão tempestiva das apólices emitidas nos registros oficiais;
f) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
g) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
II - Processo de regulação de sinistros:
a) conciliação dos dados do aviso com os da apólice;
b) verificação da identidade dos beneficiários;
c) no caso de terceirização do processo de regulação, ou de partes do processo, os contratos firmados devem garantir a existência de controles internos adequados nas terceirizadas;
d) política de remuneração independente da quantidade de sinistros negados;
e) inclusão tempestiva dos sinistros avisados nos registros oficiais;
f) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
g) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
§2º - Para operações de previdência:
I - Processos de subscrição de planos e emissão de certificados:
a) confirmação da existência do participante e do beneficiário do plano de previdência, através dos cadastros de CPF;
b) conferência dos dados da proposta com os do certificado;
c) estudo de viabilidade dos planos previdenciários ofertados, considerando a tábua de mortalidade adequada, índices de atualização monetária, taxas de juros, etc;
d) análise de concentração nos planos cuja modalidade de renda seja vitalícia;
e) inclusão tempestiva dos certificados emitidos nos registros oficiais;
f) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
g) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
II - Processo de concessão de benefícios:
a) conciliação dos dados da solicitação de benefício com os do certificado;
b) verificação da identidade dos beneficiários;
c) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
d) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
§3º - Para operações de capitalização:
I - Processos de subscrição de títulos de capitalização:
a) confirmação da existência do subscritor do título de capitalização, quando nominativo, pessoa física ou jurídica, através dos cadastros de CPF e CNPJ;
b) estudo para comercialização da série completa, de forma que, dependendo da magnitude dos cancelamentos, não acarrete desequilíbrio financeiro à sociedade;
c) análise da viabilidade dos títulos de capitalização emitidos, principalmente para aqueles de longo prazo;
d) inclusão tempestiva dos títulos emitidos nos registros oficiais;
e) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
f) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
II - Processo de sorteios, resgate de prêmios e títulos:
a) na realização dos sorteios contratados devem existir procedimentos que garantam a lisura dos mesmos;
b) conciliação dos registros oficiais (operacionais) com os registros contábeis; e
c) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada nas diferentes atividades do processo.
§4º - Para todas as operações:
I - Processo de tesouraria e investimentos:
a) segregação de funções e estabelecimento de níveis de alçada quando da efetivação de pagamentos e recebimentos;
b) análise de risco-retorno dos investimentos;
c) casamento de ativos e passivos;
d) aplicação dos ativos financeiros em conformidade com a legislação vigente e com as taxas praticadas no mercado;
e) conciliação dos ativos financeiros com as centrais custodiantes; e
f) vínculo para os ativos garantidores.
II - Processo jurídico:
a) acompanhamento da ordenação jurídica inerente à atividade;
b) acompanhamento dos processos contingentes;
c) estimativa razoável dos processos contingentes;
d) conciliação das estimativas dos processos contingentes com os registros contábeis; e
e) acompanhamento do desenvolvimento de novos produtos e de seus materiais informativos.
Art. 9º - O relatório circunstanciado sobre o descumprimento de dispositivos legais e regulamentares deve avaliar situações que tenham, ou possam vir a ter, reflexos relevantes nas demonstrações contábeis ou na continuidade das operações da sociedade supervisionada auditada, em relação, no mínimo a:
I - Decreto-Lei 73, de 21 de novembro de 1966, Decreto-Lei 261, de 28 de fevereiro de 1967 e Lei Complementar 109, de 29 de maio de 2001;
II - normativos legais que definem os parâmetros de retenção, capital mínimo e margem de solvência;
III - normativos legais que definem a natureza e classificação das operações;
IV - normativos legais que definem a forma de aplicação e valoração dos ativos; e
V - normativos legais que definem o combate à lavagem de dinheiro.
Art. 10 - Esta Circular entrará em vigor em 1º de janeiro de 2005.
Renê Garcia Junior
Superintendente
(DOU de 31.12.2004 - pág. 88 - Seção 1)
