CONTEÚDO
PORTARIA SUSEP Nº 7.647, DE 30.06.2020
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no âmbito da Superintendência de Seguros Privados - SUSEP e dá outras providências.
A SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DE SEGUROS PRIVADOS - SUSEP, no uso das atribuições que lhe confere o inciso VIII, do Art. 25 do Regimento Interno aprovado pela Resolução CNSP nº 374, de 28 de agosto de 2019, tendo em vista o disposto capítulo II, do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e considerando o que consta do Processo Susep nº 15414.601044/2020-19, resolve:
CAPÍTULO I
DO OBJETO
Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no âmbito da SUSEP, em conformidade com o artigo 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.
Art. 2º A CPAD tem por objetivo, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e arquivados no âmbito de atuação da Autarquia para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal.
CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO
Art. 3º A CPAD será composta pelos seguintes membros:
I - o titular da Coordenação de Documentação (CODOC) que presidirá os trabalhos da Comissão e o chefe da Seção de Arquivo-Geral, como suplente;
II - um representante do Departamento de Administração e Finanças - DEAFI;
II - um representante da Coordenação-Geral de Planejamento, Gestão de Pessoas e Documentos - CGPED;
(Nota: inciso II alterado pela Portaria Susep nº 7.856, de 20.09.2021)
III - um representante do Departamento de Tecnologia da Informação - DETIC;
IV - um representante do Gabinete - GABIN; e
V - um representante de cada uma das Diretorias Técnicas da SUSEP.
§ 1º O servidor indicado para compor a CPAD deverá ter conhecimento das atividades desempenhadas pela unidade que representa e pelas unidades hierarquicamente subordinadas.
§ 2º Deverá ser indicado um suplente para cada membro designado para a composição da Comissão, o qual substituirá o titular, nas ausências e impedimentos legais.
§ 3º Os representantes titulares e os respectivos suplentes da CPAD serão designados por portaria do Superintendente da SUSEP, mediante indicação de cada uma das áreas supracitadas.
Art. 4º Poderão ser convidados pela CPAD para participar das reuniões, sem direito a voto, outros servidores com conhecimento da matéria em pauta ou representantes de outros órgãos públicos ou privados ou, ainda, especialistas no tema em discussão.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 5º À CPAD compete:
I - elaborar, em conjunto com as unidades organizacionais da Autarquia, o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim da SUSEP;
II - submeter o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim da SUSEP à aprovação do Arquivo Nacional;
III - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da SUSEP e de suas atividades-fim;
IV - orientar as unidades na análise, avaliação e seleção do conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Autarquia, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
V - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
VI - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do Superintendente da SUSEP; e
VII - coordenar o inventário dos processos administrativos em suporte físico, pendentes de atualização no Sistema Inventário de Processos, o qual deverá ser realizado pelas unidades responsáveis pelo assunto dos respectivos processos.
Parágrafo único. A CPAD poderá solicitar assessoramento jurídico à Procuradoria Federal Especializada junto à Susep, sempre que houver necessidade.
CAPÍTULO IV
DO FUNCIONAMENTO
Art. 6º A CPAD se reunirá, em caráter ordinário, bimestralmente, e em caráter extraordinário, quando convocada por seu Presidente ou por solicitação de qualquer dos seus membros.
§ 1º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade, em caso de empate.
§ 3º As reuniões serão comunicadas aos membros com, no mínimo, 10 (dez) dias de antecedência.
Art. 7º A Secretaria da CPAD será exercida pelo Setor de Apoio Documental - SEDOC.
Art. 8º Compete à Secretaria da CPAD:
I - expedir os atos de convocação das reuniões, divulgando a pauta;
II - elaborar as atas das reuniões;
III - encaminhar previamente aos membros da CPAD as informações e os documentos necessários à participação em cada reunião; e
IV - dar publicidade aos atos emanados pela CPAD;
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 9º Ficam revogados os seguintes dispositivos: Portaria Susep nº 241, de 14 de novembro de 1994; Portaria Susep nº 158, de 13 de junho de 1997; Portaria Susep nº 211, de 04 de agosto de 1997; Portaria Susep nº 271, de 06 de outubro de 1997; Portaria Susep nº 304, de 14 de novembro de 1997; Portaria Susep nº 1.431, de 09 de julho de 2002; Portaria Susep nº 1.492, de 19 de setembro de 2002; Portaria Susep nº 1.693, de 14 de maio de 2003; Portaria Susep nº 1.745, de 29 de julho de 2003; Portaria Susep nº 2.196, de 08 de julho de 2005; Portaria Susep nº 2.667, de 28 de maio de 2007; Portaria Susep nº 2.757, de 20 de setembro de 2007; Portaria Susep nº 3.134, de 17 de dezembro de 2008; Portaria Susep nº 3.225, de 13 de abril de 2009; Portaria Susep nº 3.252, de 28 de maio de 2009; Portaria Susep nº 3.340, de 05 de novembro de 2009; Portaria Susep nº 3.680, de 24 de maio de 2010; Portaria Susep nº 4.216, de 30 de setembro de 2011 e Portaria Susep nº 4.818, de 05 de setembro de 2012.
Art. 10 Esta Portaria entra em vigor em 1º de agosto de 2020.
SOLANGE PAIVA VIEIRA
(DOU de 06.07.2020 - pág. 21 - Seção 1)
