CIRCULAR SUSEP Nº 246, de 19.01.2004
Aprova a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e atividades-fim da SUSEP e dá outras providências.
O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DE SEGUROS PRIVADOS - SUSEP, na forma do art. 36, alínea "j", do Decreto-Lei nº 73, de 21 de novembro de 1966, combinado com o inciso I do art. 25 do Regimento Interno, aprovado pela Resolução CNSP nº 6, de 3 de outubro de 1988, alterado pela Deliberação SUSEP nº 90, de 8 de janeiro de 2004 e considerando o que consta do processo SUSEP nº 15414.005457/97-02, RESOLVE:
Art. 1º - Aprovar a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e atividades-fim da SUSEP, na forma do anexo desta Circular, considerando ser um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos produzidos e recebidos pelas unidades organizacionais, no desempenho de suas funções administrativas.
Art. 2º - A tabela de temporalidade obedecerá a seguinte configuração:
I – O campo "assunto", cujos códigos de classificação constituem o referencial para o arquivamento dos documentos por unidade organizacional, fica assim definido:
Classes 000 a 099.........................Administração Geral
Classes 100 a 199.........................Procuradoria Geral Federal
Classes 200 a 299.........................Departamento de Fiscalização
Classes 300 a 399.........................Departamento Técnico-Atuarial
Classes 400 a 499.........................Departamento de Controle Econômico
Classes 500 a 799.........................Outras Atividades-fim
Classes 800 a 999.........................Assuntos Diversos
II – O campo "prazo de guarda" refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária;
III – O prazo estabelecido para "fase corrente" corresponde ao período em que o documento é freqüentemente consultado, o que exige sua permanência junto às unidades organizacionais;
IV – A "fase intermediária" corresponde ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para o arquivo geral, pelo prazo determinado na tabela, considerando, após este prazo, a destinação final;
V – No campo "destinação final" é determinada a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa;
VI – No campo "observação" são registradas informações complementares e justificativas necessárias à correta aplicação da tabela, incluindo-se, ainda, orientações e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais.
Art. 3º - Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação.
Rio de Janeiro, 19 de janeiro de 2004.
RENÊ GARCIA JUNIOR Superintendente
RETIFICAÇÃO Onde se lê: "Art. 3º Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação", leia-se: "Art. 3º Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Circular SUSEP nº 99, de 16 de julho de 1999." D.O.U., S.I., p.38 de 04.02.04.
