INSTRUÇÃO SUSEP Nº 051, DE 15.03.2011
Disciplina a elaboração de atos normativos e documentos expedidos pela SUSEP, institui modelos - padrão a serem utilizados pelos servidores e consolida conceitos para a boa redação técnica.
O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DE SEGUROS PRIVADOS - SUSEP, no uso das atribuições que lhe confere o inciso X do Art. 68 do Regimento Interno, de que trata a Resolução CNSP nº 229, de 27 de dezembro de 2010, e considerando o que consta dos Processos SUSEP nºs 15414.005382/2006-77, 15414.002106/2007-38 e 15414.003449/2008-09,
Resolve:
Art. 1º - Padronizar os critérios para elaboração das comunicações oficiais, atos normativos e documentos expedidos pela SUSEP, estabelecendo padrões e regras de boa redação a serem utilizados pelos servidores de todas as Unidades da Autarquia.
Parágrafo único - Aplicam-se, no que couber, à elaboração das comunicações oficiais, as regras contidas no Manual da Presidência da República, na Lei Complementar nº 95, de 26 de fevereiro de 1998, e no Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002.
CAPÍTULO I
DOS ATOS NORMATIVOS DA SUSEP
Art. 2º - A edição de atos normativos se faz sempre que o uso do poder regulamentar do Estado for necessário; e visa a estabelecer regras de atuação e padronizar procedimentos institucionais, sendo de conhecimento obrigatório e alcance global, tanto para os servidores como para os agentes privados.
Parágrafo único - Os dispositivos legais que regulam a mesma matéria devem ser consolidados em um único normativo.
Art. 3º - São atos normativos expedidos pela SUSEP:
I - circular;
II - deliberação;
III - instruções SUSEP e de Unidade específica;
IV - portarias SUSEP, de Diretoria e de Coordenação-Geral específicas, por delegação formal do Superintendente;
V - carta homologatória; e
VI - carta-circular de caráter normativo.
Parágrafo único - Os atos normativos serão datados, assinados, e continuamente numerados em sequência única própria da Unidade responsável pela sua expedição, ressalvado o disposto nos parágrafos 2º e 4º do artigo 4º.
Art. 4º - Ficam assim definidos os conceitos, objetivos e formatação dos atos normativos expedidos pela SUSEP:
I - circular é o ato que regulamenta as atividades inerentes à atuação da SUSEP, no âmbito de sua competência;
II - deliberação é o ato administrativo, de caráter normativo ou decisório, que expressa ordem coletiva e é emanado do Conselho Diretor, aprovado por unanimidade ou pela maioria de seus integrantes;
III - instrução é o ato administrativo, de caráter normativo, que disciplina a forma de execução dos serviços ou rotinas do trabalho, podendo ser assinado pelo Superintendente, Chefe da Secretaria-Geral, Chefe de Gabinete, Auditor-Chefe, Procurador-Chefe, Coordenadores-Gerais, Coordenadores, ou Chefes de Divisão;
IV - portaria é o ato administrativo, de caráter normativo ou decisório, emanado do Superintendente ou por sua expressa delegação, que baixa ordens, estabelece normas e recomendações de caráter geral, aprova deliberações de assembleias e atos societários das sociedades fiscalizadas pela SUSEP, promove nomeações, demissões, punições, reintegrações, substituições, delegações de competência ou que efetua movimentações de caráter administrativo;
V - carta homologatória é o ato administrativo que se dispõe a aprovar atos societários, contratos ou solicitações de autorização de investidura, desinvestidura, da transferência de carteira e do ingresso de sociedades nos consórcios do seguro DPVAT; e
VI - carta-circular de caráter normativo é o ato que estabelece procedimentos a serem observados pelas entidades que integram os mercados supervisionados pela SUSEP, no âmbito de sua competência, ou esclarece quanto ao cumprimento de normas a elas aplicáveis, podendo ser assinada pelo Superintendente, por Diretor ou Coordenador-Geral.
§1º - Aplicam-se ao ato de que trata o inciso V a denominação, a formatação e o modelo - padrão estabelecidos nesta Instrução para o documento de que trata o inciso I do artigo 11.
§2º - O ato de que trata o inciso V deve ser numerado na mesma sequência única prevista nesta Instrução para o documento de que trata o inciso I do artigo 11.
§3º - Aplicam-se ao ato de que trata o inciso VI a denominação, a formatação e o modelo - padrão estabelecidos nesta Instrução para o documento de que trata o inciso II do artigo 11.
§4º - O ato de que trata o inciso VI deve ser numerado na mesma sequência única prevista nesta Instrução para o documento de que trata o inciso II do artigo 11.
Art. 5º - O cabeçalho das normas mencionadas nos incisos I a IV do artigo 4º desta Instrução deverá conter a expressão “Superintendência de Seguros Privados”, além da identificação do tipo do ato normativo, número e data por extenso.
Art. 6º - O projeto dos atos normativos de que tratam os incisos I a IV do artigo 4º será estruturado em três partes básicas, nominadas expressamente ou não:
I - parte preliminar, contendo a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado do objeto e a indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas;
II - parte normativa, com as normas que regulam o objeto definido na parte preliminar; e
III - parte final, com as disposições sobre medidas necessárias à implementação das normas constantes da parte normativa, as disposições transitórias, a cláusula de vigência e a cláusula de revogação.
Art. 7º - A formatação dos textos normativos de que tratam os incisos I a IV do artigo 4º deve seguir os seguintes requisitos:
I - a unidade básica é o artigo, escrito abreviado no padrão "Art.", com numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto a partir do décimo;
II - o artigo desdobra-se em parágrafos ou em incisos; os parágrafos, em incisos; os incisos, em alíneas; e as alíneas, em itens;
III - o texto de artigo e de parágrafo começa com letra maiúscula e termina com ponto; ou, no caso de desdobramento em incisos, com dois-pontos;
IV - os parágrafos, que visam a explicitar ou modificar o contido no artigo, são indicados pelo símbolo "§", seguido de numeração ordinal, até o nono; e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do décimo; à exceção do parágrafo único, que é indicado pela expressão "Parágrafo único", acompanhada de ponto. O texto do parágrafo é iniciado com letra maiúscula e terminado com ponto; ou, no caso de desdobramento em incisos, com dois pontos;
V - os incisos, que se destinam a enumerar ou elencar, são indicados por algarismos romanos e hífen; enquanto as alíneas, que são subdivisões de determinado inciso, são indicadas por letras minúsculas e parênteses;
VI - os textos de incisos são iniciados com letra minúscula, exceto no caso de a primeira palavra ser grafada, conforme regras ortográficas, com inicial maiúscula ou totalmente em maiúsculas; e são terminados com:
a) ponto-e-vírgula;
b) dois pontos, no caso de desdobramento em alíneas; ou
c) ponto, no caso do último inciso de sua sequência;
VII - os textos de alíneas são iniciados com letra minúscula, exceto no caso de a primeira palavra ser grafada, conforme regras ortográficas, com inicial maiúscula ou totalmente em maiúsculas; e são terminados com:
a) ponto-e-vírgula;
b) dois pontos, no caso de desdobramento em itens; ou
c) ponto, no caso da última alínea de sua sequência, que anteceda artigo ou parágrafo;
VIII - os itens, que constituem desdobramentos das alíneas, são indicados por algarismos arábicos, seguidos de ponto; seus textos são iniciados com letra minúscula, exceto no caso de a primeira palavra ser grafada, conforme regras ortográficas, com inicial maiúscula ou totalmente em maiúsculas; e são terminados com:
a) ponto-e-vírgula; ou
b) ponto, no caso do último item de sua sequência, que anteceda artigo ou parágrafo;
IX - nas sequências de incisos, nas sequências de alíneas e nas sequências de itens, o penúltimo elemento será terminado com ponto-e-vírgula, seguido da conjunção “e”, em sequência de caráter cumulativo; ou da conjunção “ou”, em sequência de caráter alternativo;
X - os artigos são agrupados em seções ou, eventualmente, em subseções; as subseções são agrupadas em seções; as seções, em capítulos; os capítulos, em títulos; os títulos, em livros; e os livros, em partes;
XI - os capítulos, os títulos, os livros e as partes são grafados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos, enquanto as subseções e seções são grafadas em algarismos romanos, letras minúsculas e negrito;
XII - os agrupamentos também podem ser subdivididos em Disposições dos tipos: “Preliminares", “Gerais", “Finais" e “Transitórias"; e
XIII - a parte pode ser subdividida em: geral, especial, ou partes expressas em ordinal, por extenso.
Art. 8º - Esta Instrução estabelece como modelos-padrão de atos normativos os constantes dos anexos III a IX, observado o disposto nos parágrafos 1º e 3º do artigo 4º.
CAPÍTULO II
DOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS PELA SUSEP
Art. 9º - São considerados documentos de caráter oficial toda e qualquer comunicação efetuada por servidores ou funcionários da SUSEP nº exercício de suas atribuições.
Art. 10 - Os documentos oficiais expedidos pela SUSEP são classificados nos seguintes tipos:
I - de circulação externa:
a) carta;
b) carta-circular;
c) ofício; e
d) ofício-circular.
II - de circulação interna:
a) comunicação interna - CI;
b) despacho;
c) exposição de motivos;
d) parecer;
e) voto; e
f) termo de julgamento.
§1º - Todos os documentos relacionados nos incisos I e II deste artigo deverão ser datados e assinados.
§2º - Os documentos relacionados no inciso I deste artigo, bem como os documentos de que tratam os itens “a” e “d” do inciso II deste artigo, deverão ser sequencialmente numerados, por setor de competência e por ano civil.
§3º - Os documentos relacionados no inciso I deste artigo, quando destinados a entidades supervisionadas pela SUSEP, poderão ser disponibilizados apenas em meio eletrônico.
Nota da Editora: Parágrafo 3º incluído pela Instrução SUSEP nº 068, de 22.08.2013.
Art. 11 - Ficam assim definidos os conceitos, objetivos e formatação dos documentos expedidos pelos servidores da SUSEP, ressalvado o disposto nos incisos V e VI do artigo 4º:
I - carta é uma comunicação oficial dirigida a cidadãos ou entidades privadas, com os objetivos de agradecer, apresentar, convidar, informar, ou solicitar, assinada pelo chefe do setor responsável;
II - carta-circular é uma série de cartas de igual teor e numeração única, expedida a diferentes cidadãos ou entidades privadas, visando a reportar assunto de interesse geral;
III - ofício é uma comunicação oficial dirigida a autoridade de entidade pública, de órgão da Administração Direta ou Indireta, da União, estados e municípios, nas esferas dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; e, no caso específico de notificação e intimação, a cidadãos ou entidades privadas, para reportar assunto de interesse restrito, assinada pelo chefe do setor responsável;
IV - ofício-circular é uma série de ofícios, com idêntico teor e numeração única, expedida a diferentes destinatários, visando a reportar assunto de interesse geral;
V - comunicação interna (CI) é um documento avulso com numeração única da Unidade SUSEP, assinado por qualquer servidor da SUSEP e tendo por objetivos solicitar providências, transmitir informações ou dados rotineiros, de maneira simples e direta;
VI - despacho é um documento que integra o processo administrativo e é usado para encaminhar os autos a terceiros, solicitando providências no tocante à sua continuidade ou arquivamento, ou ainda para prestar informações tais como a juntada de documentos ou o fornecimento de vistas às partes interessadas;
VII - exposição de motivos é um despacho especial que visa a apresentar minuta de ato normativo ao Conselho Diretor da SUSEP, descrever escopo, objetivos, fatos relevantes e mudanças propostas, informar questões inerentes à audiência pública, se houver, e enumerar os normativos que revogará;
VIII - parecer ou relatório circunstanciado é a manifestação técnica do servidor da SUSEP expressa dentro dos limites de sua área de atuação e competência, destinada a orientar ou fundamentar tomada de decisão;
IX - voto é a manifestação de integrante do Conselho Diretor da SUSEP, que visa a subsidiar o julgamento de processos administrativos, relativamente à aprovação de minutas de atos normativos, deferimento de pleitos, provimento de recursos ou subsistência de sanções; e
X - termo de julgamento é um documento que visa a registrar decisão de autoridade julgadora acerca de processos administrativos no âmbito da SUSEP.
§1º - A intimação referida no inciso III deste artigo é um tipo especial de ofício, por meio do qual pessoas físicas ou jurídicas supervisionadas são informadas sobre a instauração de processo administrativo sancionador ou da decisão sobre o julgamento pelo Conselho Diretor, nos moldes da legislação específica que regula a matéria;
§2º - Faculta-se aos servidores da SUSEP, respeitadas as demais normas vigentes, a expedição de mensagens não numeradas por meio eletrônico (e-mail), fac-símile (fax) ou telegrama, destinadas a cidadãos ou entidades públicas ou privadas, para transmitir informações de caráter simples, ou quando for necessário o envio de mensagens de forma mais ágil e informal, sem necessidade de comprovação formal do recebimento nem imposição legal de prazo determinado para resposta.
Art. 12 - Os documentos elencados no artigo 11 deverão ter seus textos divididos em três partes:
I - parágrafo inicial, contemplando a introdução e o resumo do objetivo do expediente;
II - corpo do texto, destinado à explanação e desenvolvimento do tema; e
III - parágrafo final, apresentando conclusão objetiva do assunto ou especificação do requerimento e do prazo para seu atendimento.
§1º - Os parágrafos devem ser numerados sequencialmente, exceto nos casos em que estejam organizados em itens, ou em títulos e subtítulos.
§2º - A identificação e assinatura do signatário jamais deverão figurar em página isolada do restante do texto, devendo, nesse caso, o parágrafo final anterior ao fecho ser transferido para a última folha do documento.
§3º - Em caso de comunicação de mero encaminhamento de documentos, o texto deverá conter a parte de que trata o inciso I deste artigo; e, opcionalmente, a parte de que trata o inciso II deste artigo, em caso de inclusão de comentários sobre os documentos encaminhados.
Art. 13 - Os documentos de circulação externa devem conter os seguintes elementos mínimos:
I - tipo e número do documento, seguidos da identificação da Unidade SUSEP expedidora,no canto superior esquerdo;
II - local e data, alinhados à direita;
III - identificação completa do destinatário, alinhada à esquerda;
IV - assunto e, opcionalmente, número do processo ou expediente SUSEP relacionado à comunicação, alinhados à esquerda;
V - vocativo de abertura, com espaçamento de 2,5 cm à esquerda;
VI - texto do expediente, com início de parágrafo espaçado 2,5 cm à esquerda;
VII - saudações, com espaçamento de 2,5 cm à esquerda; e
VIII - assinatura do emitente, seu nome em letras maiúsculas e o cargo, com alinhamento centralizado.
Art. 14 - Esta Instrução estabelece como modelos-padrão dos documentos expedidos pela SUSEP os constantes dos anexos X a XX, observado o disposto nos parágrafos 1º e 3º do artigo 4º.
Parágrafo único - Para fins de aplicação dos anexos referidos no caput deste artigo, o termo “setor” representa o responsável pela expedição do documento, podendo ser Coordenação-Geral, Coordenação, Divisão ou outra Unidade SUSEP, com sigla e atribuições definidas no regimento interno vigente.
Art. 15 - Esta Instrução entra em vigor quinze dias após a data de sua publicação, ficando revogada a Instrução SUSEP nº 38, de 24 de novembro de 2005.
Paulo dos Santos
Superintendente
